Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und beachten die datenschutz-rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (“DSGVO”) und des Bundesdatenschutzgesetzes (“BDSG”). Dies bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nur verarbeiten, wenn uns eine gesetzliche Vorschrift dies erlaubt, dies zu Durchführung und Verwaltung Ihres Bewerbungsprozesses erforderlich ist, wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung haben oder wenn Sie Ihre Einwilligung erklärt haben. In dieser Datenschutzinformation erläutern wir Ihnen, welche Informationen (einschließlich personenbezogener Daten) im Zusammenhang mit Ihrem Bewerbungsprozess von uns verarbeitet werden und welche datenschutzrechtlichen Rechte Sie haben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und auf welche Weise genutzt werden, ergibt sich maßgeblich aus der Durchführung und Verwaltung Ihres Bewerbungsprozesses.
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die e-shelter security services GmbH & Co. KG, Eschborner Landstraße 100, 60489 Frankfurt am Main, info@e-shelter.io.
Fragen zum Datenschutz richten sie bitte an unser Datenschutzteam unter personal@e- shelter.io. Der Datenschutzbeauftragter ist über die vorgenannten Kontaktwege sowie unter datenschutz@e-shelter.io erreichbar.
II. Welche Daten verarbeiten wir?
Die Durchführung Ihres Bewerbungsprozesses erfordert die Verarbeitung personenbezogene Daten:
I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die e-shelter security services GmbH & Co. KG, Eschborner Landstraße 100, 60489 Frankfurt am Main, info@e-shelter.io.
Fragen zum Datenschutz richten sie bitte an unser Datenschutzteam unter personal@e- shelter.io. Der Datenschutzbeauftragter ist über die vorgenannten Kontaktwege sowie unter datenschutz@e-shelter.io erreichbar.
II. Welche Daten verarbeiten wir?
Die Durchführung Ihres Bewerbungsprozesses erfordert die Verarbeitung personenbezogene Daten:
1. Stammdaten: Wir verarbeiten grundlegende Daten zu Ihrer Person und dem mit Ihnen bestehenden Bewerbungsverhältnisses, die wir insgesamt als “Stammdaten” bezeichnen. Hierzu gehören insbesondere
III. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Daten?
a) sämtliche Informationen, die Sie uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt haben bzw. die wir von Ihnen erfragt haben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Konfession, Angaben zu Ihrer Ausbildung und zu Ihrem beruflichen Werdegang, ggf. Foto);
III. Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen verarbeiten wir Ihre Daten?
a) sämtliche Informationen, die Sie uns im Laufe des Bewerbungsverfahrens mitgeteilt haben bzw. die wir von Ihnen erfragt haben (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Familienstand, Staatsangehörigkeit, Konfession, Angaben zu Ihrer Ausbildung und zu Ihrem beruflichen Werdegang, ggf. Foto);
1. Wir verarbeiten Ihre Daten gem. Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die aufgrund des Bewerbungsprozesses erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich in erster Linie aus dem Bewerbungsverfahren bzw. -prozess. Die Verarbeitung der Daten erfolgt insbesondere:
a) Zur Durchführung von Bewerbungsverfahren;
b) Zur Erfüllung bestehender Verpflichtungen aus Gesetzen, Verordnungen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Regelungen;
c) Zur Speicherung von Wiedervorlagedaten.
b) Zur Erfüllung bestehender Verpflichtungen aus Gesetzen, Verordnungen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Regelungen;
c) Zur Speicherung von Wiedervorlagedaten.
2. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen gem. Artikel 6 Absatz 1 c) DSGVO verarbeiten, denen wir unterliegen. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen zählen insbesondere die für uns vorgeschriebenen Meldungen an Sozialversicherungsträger und (Steuer-) Behörden, aber auch arbeitsrechtliche-, steuerliche- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsvorschriften sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung.
3. Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen hinaus auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen von Dritten gem. Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO. Zu unseren berechtigten Interessen gehören beispielsweise:
a) Die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
b) Die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
c) Die Gewährleistung der Sicherheit der von uns eingesetzten IT-Systeme; d) Für dienstliche Protokollierungs- und Kommunikationszwecke, Prävention und Aufklärung von Straftaten;
4. Soweit die unter Ziffer II genannten Datenkategorien besondere Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) enthalten, verarbeiten wir diese für Zwecke der uns obliegenden Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit im gesetzlich vorgesehenen Umfang; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DSGVO.
5. Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung gem. Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke (z.B. Speicherung in Bewerberpools der Unternehmensgruppe; weitere Speicherung nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens) gegeben.
Bitte beachten Sie, dass
Die Bereitstellung der unter Ziffer II. genannten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung und Verwaltung Ihres Bewerbungsprozesses erforderlich, soweit nicht von uns bei Erhebung dieser Daten ausdrücklich anders angegeben. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir kein Bewerbungsverfahren mit Ihnen durchführen. Wenn wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Ihnen erheben, teilen wir Ihnen bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für Ihren Bewerbungsprozess erforderlich ist. Dabei kennzeichnen wir in der Regel diejenigen Informationen, deren Bereitstellung freiwillig erfolgt und nicht auf einer der vorgenannten Verpflichtungen beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.
3. Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen hinaus auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen von Dritten gem. Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO. Zu unseren berechtigten Interessen gehören beispielsweise:
a) Die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und die Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten;
b) Die Verhinderung und Aufklärung von Straftaten;
c) Die Gewährleistung der Sicherheit der von uns eingesetzten IT-Systeme; d) Für dienstliche Protokollierungs- und Kommunikationszwecke, Prävention und Aufklärung von Straftaten;
4. Soweit die unter Ziffer II genannten Datenkategorien besondere Arten personenbezogener Daten (wie etwa Gesundheitsdaten) enthalten, verarbeiten wir diese für Zwecke der uns obliegenden Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit im gesetzlich vorgesehenen Umfang; dies erfolgt auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 b) DSGVO.
5. Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung gem. Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke (z.B. Speicherung in Bewerberpools der Unternehmensgruppe; weitere Speicherung nach Ablauf des Bewerbungsverfahrens) gegeben.
Bitte beachten Sie, dass
- die Erteilung einer Einwilligung uns gegenüber stets freiwillig ist und weder die Erteilung noch der spätere Widerruf einer Einwilligung negative Folgen für die Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens hat;
- dass die Nichterteilung einer Einwilligung oder deren späterer Widerruf gleichwohl mit Folgen verbunden sein kann, über die wir Sie vor Erteilung der Einwilligung informieren und
- dass Sie eine uns gegenüber erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können, z.B. durch eine Mitteilung per Post, Fax oder E-Mail über einen der auf der ersten Seite dieser Datenschutzinformation genannten Kontaktwege.
Die Bereitstellung der unter Ziffer II. genannten personenbezogenen Daten ist für die Durchführung und Verwaltung Ihres Bewerbungsprozesses erforderlich, soweit nicht von uns bei Erhebung dieser Daten ausdrücklich anders angegeben. Ohne die Bereitstellung dieser Daten können wir kein Bewerbungsverfahren mit Ihnen durchführen. Wenn wir darüber hinaus personenbezogene Daten bei Ihnen erheben, teilen wir Ihnen bei der Erhebung mit, ob die Bereitstellung dieser Informationen gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für Ihren Bewerbungsprozess erforderlich ist. Dabei kennzeichnen wir in der Regel diejenigen Informationen, deren Bereitstellung freiwillig erfolgt und nicht auf einer der vorgenannten Verpflichtungen beruht oder nicht zum Abschluss eines Vertrages erforderlich ist.
V. Wer erhält Ihre Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Abteilungen / Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die Personalabteilung, Ihre möglichen Vorgesetzten und – bei über die IT-Infrastruktur anfallenden Daten – in bestimmtem Umfang auch die IT-Abteilung. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Unternehmens auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Wir können Ihre personenbezogenen Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen:
VI. Wird eine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt?
Zur Durchführung oder im Verlauf des Bewerbungsprozesses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.
VII. Werden Daten in Ländern außerhalb der EU / des EWR übermittelt?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in andere Länder (sog. “Drittstaaten”) findet nicht statt.
VIII. Wie lange werden Ihre Daten gesichert?
Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und Ihre Interessen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen. Auch ohne ein berechtigtes Interesse können wir die Daten weiterhin speichern, wenn wir hierzu gesetzlich (etwa zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten) verpflichtet sind. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihr Zutun, sobald deren Kenntnis zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung nicht mehr notwendig ist oder die Speicherung sonst rechtlich unzulässig ist. In der Regel werden die personenbezogenen Daten mindestens bis zum Ende des Bewerbungsprozesses gespeichert. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens im Zeitpunkt ihrer Zweckerreichung.
Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich innerhalb unseres Unternehmens verarbeitet. Abhängig von der Art der personenbezogenen Daten haben nur bestimmte Abteilungen / Organisationseinheiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere die Personalabteilung, Ihre möglichen Vorgesetzten und – bei über die IT-Infrastruktur anfallenden Daten – in bestimmtem Umfang auch die IT-Abteilung. Durch ein Rollen- und Berechtigungskonzept ist der Zugriff innerhalb unseres Unternehmens auf diejenigen Funktionen und denjenigen Umfang beschränkt, der für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Wir können Ihre personenbezogenen Daten im rechtlich zulässigen Umfang auch an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermitteln. Zu diesen externen Empfängern können insbesondere zählen:
- verbundene Unternehmen innerhalb der Investa Real Estate-Gruppe, an die wir personenbezogene Daten für interne Verwaltungszwecke, wie insbesondere die Durchführung von Bewerbungsverfahren dieser Unternehmen, übermitteln;
- die von uns eingeschalteten Dienstleister, die für uns auf gesonderter vertraglicher Grundlage Leistungen erbringen, die auch die Verarbeitung personenbezogener Daten umfassen können, sowie die mit unserer Zustimmung eingeschalteten Subunternehmer unserer Dienstleister. Diese sind von uns sorgfältig ausgewählt und datenschutzkonform beauftragt.
VI. Wird eine automatisierte Entscheidungsfindung eingesetzt?
Zur Durchführung oder im Verlauf des Bewerbungsprozesses nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) im Sinne von Artikel 22 DSGVO. Sofern wir derartige Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber im rechtlich vorgesehenen Umfang gesondert informieren.
VII. Werden Daten in Ländern außerhalb der EU / des EWR übermittelt?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums; eine Übermittlung in andere Länder (sog. “Drittstaaten”) findet nicht statt.
VIII. Wie lange werden Ihre Daten gesichert?
Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach Ende des Zwecks und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich, solange wir an dieser Speicherung ein berechtigtes Interesse haben und Ihre Interessen an der Nichtfortführung der Speicherung nicht überwiegen. Auch ohne ein berechtigtes Interesse können wir die Daten weiterhin speichern, wenn wir hierzu gesetzlich (etwa zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten) verpflichtet sind. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten auch ohne Ihr Zutun, sobald deren Kenntnis zur Erfüllung des Zweckes der Verarbeitung nicht mehr notwendig ist oder die Speicherung sonst rechtlich unzulässig ist. In der Regel werden die personenbezogenen Daten mindestens bis zum Ende des Bewerbungsprozesses gespeichert. Eine Löschung der Daten erfolgt spätestens im Zeitpunkt ihrer Zweckerreichung.
Diese kann ggf. auch erst nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens eintreten. Diejenigen personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern müssen, werden bis zum Ende der jeweiligen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Soweit wir personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten speichern, werden diese gesperrt, so dass nur dann darauf zugegriffen werden kann, wenn dies im Hinblick auf den Zweck der Aufbewahrungspflicht erforderlich ist. Aufbewahrungspflichten können u.a. sein:
Sie haben als betroffene Person das Recht
e-shelter security services GmbH & Co. KG — Stand: 07/2021
- Die Erfüllung arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher sowie handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahren vorgegeben;
- Die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.
Sie haben als betroffene Person das Recht
- auf Auskunft zu den über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten, Artikel 15 DSGVO;
- auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten, Artikel 16 DSGVO;
- auf Löschung personenbezogener Daten, Artikel 17 DSGVO;
- auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO;
- auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO, und
- auf Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, Artikel 21 DSGVO.
e-shelter security services GmbH & Co. KG — Stand: 07/2021